Acuerdo de confidencialidad y tratamiento de la información
Celebran este acuerdo NEOLA SAS, con RUC 1793217570001 y domicilio en Quito, Ecuador (en adelante "NEOLA"), y [razón social del cliente], con RUC [RUC del cliente] (en adelante "EL CLIENTE"), representada para este acto por [nombre de quien acepta] ([correo]). Se aplica a toda información que EL CLIENTE entregue a NEOLA a través de Neola Finance y a la que NEOLA obtenga por encargo de EL CLIENTE, incluida la que el robot de consultas descargue del Servicio de Rentas Internas.
Primera. Información confidencial
Es confidencial, sin necesidad de marcarla así:
- Las credenciales de acceso a SRI en Línea y a cualquier otro portal que EL CLIENTE autorice.
- Los certificados de firma electrónica (archivos .p12 o .pfx) y sus datos.
- La clave o el permiso del correo que EL CLIENTE conecte para enviar sus documentos, y el historial de esos envíos.
- La información tributaria, contable, financiera, laboral y societaria de EL CLIENTE: comprobantes electrónicos, declaraciones, anexos, notificaciones, deudas, trámites y datos del RUC.
- Los datos personales de terceros que esa información contenga (clientes, proveedores, empleados, socios).
No es confidencial la información que ya sea pública por medios legítimos ni la que EL CLIENTE autorice por escrito a divulgar.
Segunda. Obligaciones de NEOLA
- Usar la información solo para prestar a EL CLIENTE los servicios contratados y autorizados, y para nada más.
- No divulgarla, venderla ni cederla a terceros, ni usarla para fines propios, publicitarios o estadísticos, con las dos únicas excepciones de la cláusula tercera bis.
- Dar acceso solo al personal que lo necesite para dar soporte técnico a pedido de EL CLIENTE, sujeto a obligaciones de confidencialidad iguales a las de este acuerdo. Ninguna persona tiene acceso a las credenciales del SRI.
- Aplicar las medidas de seguridad descritas en este acuerdo y en la Política de protección de datos personales.
- Mantener la información de EL CLIENTE separada de la de otros clientes.
Tercera. Cómo se trata la información entregada
La información contable, tributaria, laboral y societaria de EL CLIENTE (comprobantes electrónicos, documentos del SRI, archivos del repositorio, ficha, logos y firma de la empresa) se usa para registrarla, validarla y mostrársela, con sus alertas y los reportes que EL CLIENTE revisa y aprueba. Acceden los usuarios que EL CLIENTE autoriza según su rol y NEOLA solo para dar soporte a su pedido.
| Información | Para qué se usa | Cómo se guarda y quién accede | Hasta cuándo |
|---|---|---|---|
| Credenciales del SRI | Solo para las consultas autorizadas en la Autorización de uso de credenciales del SRI. | Selladas con cifrado de llave pública. La plataforma web no puede abrirlas; solo el robot de consultas las abre en memoria al momento de usarlas. Ninguna persona las ve. | Hasta que EL CLIENTE las revoque o termine el contrato: se eliminan de inmediato. |
| Certificado de firma electrónica | Firmar los documentos que un usuario de EL CLIENTE genere y apruebe en Neola Finance. | Cifrado en reposo. La clave del certificado no se guarda: se pide cada vez que se firma. | Hasta que EL CLIENTE lo elimine, venza el certificado o termine el contrato. |
| Correo de la empresa (servidor SMTP propio o cuenta de Google) | Enviar desde ese correo los documentos que los usuarios de EL CLIENTE emitan o compartan en Neola Finance, y comprobar que la conexión siga funcionando. Si EL CLIENTE no conecta un correo, o si el suyo no funciona, los documentos salen por el correo de Neola Finance con su nombre y las respuestas van a su correo. | La clave del servidor se guarda cifrada y no se vuelve a mostrar. Con Gmail, el permiso de Google lo guarda el panel de NEOLA, el mismo que usan sus demás sistemas, y se pide solo el permiso de enviar: nadie lee, guarda ni borra los correos del buzón. De cada envío queda el asunto, los destinatarios, por dónde salió y su resultado, visibles para los usuarios que EL CLIENTE autorice. NEOLA solo ve si la conexión funciona. | Hasta que EL CLIENTE quite el correo o termine el contrato: la clave se elimina de inmediato y, con Gmail, NEOLA retira el permiso de Google si ningún otro de sus sistemas lo usa para EL CLIENTE. El historial de envíos, mientras dure el contrato. |
| Información descargada del SRI y registrada en la plataforma | Mostrarla a EL CLIENTE, enviarle alertas y preparar cuadres, reportes y declaraciones que EL CLIENTE revisa y aprueba. | Fuera del acceso público, con huella digital (SHA-256) y registro de cada descarga. Acceden los usuarios que EL CLIENTE autorice según su rol. | Mientras dure el contrato; después, según la cláusula cuarta. |
| Estados de cuenta bancarios | Leer sus movimientos y cuadrar los saldos de las cuentas de EL CLIENTE y, cuando se active, conciliarlos con sus libros. | Se leen con el módulo de conciliación de la plataforma NEOLA, que no conserva el archivo. En Neola Finance se guardan solo si un usuario confirma la carga: fuera del acceso público, con huella digital (SHA-256) y su copia en el repositorio. Acceden los usuarios que EL CLIENTE autorice según su rol. | Mientras dure el contrato; después, según la cláusula cuarta. Una vista previa que no se confirma se elimina sin conservar el archivo. |
| Logos e imagen de la empresa | Personalizar documentos y reportes de EL CLIENTE. | Archivos de la empresa, visibles para sus usuarios. | Hasta que EL CLIENTE los elimine o termine el contrato. |
Tercera bis. Estadísticas de uso e indicadores
- Estadísticas de uso del servicio: NEOLA puede contar cuánto usa EL CLIENTE la plataforma (comprobantes procesados, estados de cuenta cargados, consultas al SRI, usuarios activos y secciones usadas) para operarla, cobrarla según el plan y mejorarla. Son solo cantidades: nunca el contenido, ni montos, ni clientes, ni proveedores, ni movimientos. Fuera de NEOLA solo se muestran cifras agregadas de al menos diez empresas, sin identificar a EL CLIENTE.
- Indicadores del sector: solo si EL CLIENTE lo autoriza por separado, NEOLA puede usar totales anónimos de su información para indicadores de su giro que se muestran a las empresas participantes, siempre con al menos diez empresas por grupo. EL CLIENTE puede retirar la autorización cuando quiera, y lo ya publicado no permite identificarlo.
Cuarta. Entrega y devolución de la información
- EL CLIENTE puede descargar en cualquier momento su información y sus documentos desde Neola Finance.
- Al terminar el contrato, las credenciales y los certificados se eliminan de inmediato. El resto de la información queda disponible para exportarla durante noventa días; después se elimina de forma segura, salvo lo que una norma obligue a conservar.
- Los respaldos se renuevan de forma periódica y la información eliminada desaparece de ellos al completarse su ciclo de rotación.
Quinta. Incidentes de seguridad
Si NEOLA detecta un acceso no autorizado o una vulneración que afecte la información de EL CLIENTE, lo notificará sin demora indebida, con la información disponible y las medidas adoptadas, y notificará a la autoridad en los plazos que fija la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Si se trata de credenciales, NEOLA eliminará el sobre afectado y pedirá a EL CLIENTE cambiar su clave en el SRI.
Sexta. Proveedores
NEOLA puede apoyarse en proveedores de alojamiento, respaldos y envío de correos, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes. Cuando EL CLIENTE conecta su propio correo, sus documentos salen por el proveedor de correo que EL CLIENTE eligió, con sus condiciones. El robot de consultas del SRI funciona en equipos administrados por NEOLA y no se encarga a terceros; tampoco el módulo de conciliación que lee los estados de cuenta, que es parte de la plataforma NEOLA.
Séptima. Obligaciones de EL CLIENTE
- Entregar solo credenciales y certificados que le pertenezcan o que esté autorizado a usar.
- Actualizar o revocar las credenciales cuando cambie la clave, cambie el personal autorizado o sospeche de un uso indebido.
- Dar acceso a la plataforma solo a personas autorizadas y responder por ellas.
Octava. Vigencia
Este acuerdo rige desde su aceptación y mientras EL CLIENTE use Neola Finance. La obligación de confidencialidad se mantiene durante cinco años después de terminada la relación, y sin límite de tiempo respecto de las credenciales y los datos personales.
Novena. Cambios
NEOLA puede publicar nuevas versiones de este acuerdo. Si cambian las condiciones de forma sustancial, la plataforma pedirá aceptarlas de nuevo y, mientras no se acepten, el robot no usará las credenciales.
Décima. Aceptación electrónica y ley aplicable
Este acuerdo se acepta por medios electrónicos con un código de un solo uso enviado al correo de quien acepta o, en su caso, con la casilla de aceptación dentro de una sesión verificada, con el valor que le reconoce la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. Se rige por las leyes del Ecuador.