Términos y condiciones de uso de Neola Finance
1. Quién presta el servicio
Neola Finance es una plataforma en la nube de NEOLA SAS, con RUC 1793217570001 y domicilio en Quito, Ecuador (en adelante, "NEOLA"). Para cualquier consulta puede escribir a soporte@neola.ec.
2. Objeto
Estos términos regulan el uso de la cuenta personal de cada usuario en Neola Finance: su registro, su acceso y su relación con las empresas a las que pertenece. La contratación de un plan por parte de una empresa se rige además por el Contrato de suscripción y licencia de uso, que la empresa acepta por separado.
3. Registro y cuenta
- Para usar la plataforma la persona debe registrarse con su nombre, un correo propio y una clave segura, y verificar su correo con un código enviado por la plataforma.
- La cuenta es personal e intransferible. El usuario es responsable de mantener la confidencialidad de su clave y de los códigos que reciba, y de toda actividad realizada con su cuenta.
- El usuario declara que la información que registra es verdadera y se compromete a mantenerla actualizada.
- NEOLA puede pedir un código adicional al ingresar desde un dispositivo nuevo, bloquear temporalmente el acceso después de varios intentos fallidos y cerrar sesiones inactivas, como medidas de seguridad.
4. Uso permitido
El usuario se compromete a usar la plataforma solo para fines lícitos y para gestionar la información de las empresas en las que tiene autorización. Está prohibido:
- Acceder o intentar acceder a información de empresas o usuarios sin autorización.
- Revender, sublicenciar, copiar, descompilar o intentar obtener el código fuente de la plataforma sin autorización escrita de NEOLA.
- Cargar archivos con código malicioso o contenido ilícito, o usar la plataforma para actividades contrarias a la ley.
- Interferir con el funcionamiento, la seguridad o la disponibilidad del servicio.
5. Roles dentro de una empresa
El propietario de una empresa en la plataforma, y las personas a las que dé el permiso de administrar usuarios, pueden crear usuarios y asignarles un rol: uno de los roles base (administrador, contador, usuario o auditor) o un rol propio con los permisos que la empresa defina. Nadie puede dar permisos que su propio rol no tiene. La clave de cada usuario es personal: quien administra no la conoce y solo puede enviar un enlace para que la persona la cree o la cambie. El propietario es responsable de las personas a las que da acceso y de suspender o retirar ese acceso cuando corresponda.
6. Responsabilidad sobre la información
Neola Finance es una herramienta de apoyo. Los registros automáticos que realiza el sistema quedan en estado "por validar" hasta que una persona autorizada los apruebe. La revisión, la aprobación y la presentación de declaraciones, anexos y estados financieros ante cualquier entidad son responsabilidad de la empresa y de su contador.
7. Demostraciones
Cualquier usuario puede abrir una demostración desde «Mis empresas», y NEOLA puede preparar una para quien la pida. Al usarla, el usuario acepta que:
- Es una empresa de ejemplo con datos ficticios (incluido su RUC, que no existe) y no tiene validez legal ni tributaria.
- No se conecta al SRI, no envía correos a terceros, no permite invitar personas, vincular empresas, subir la firma de la empresa, pagar ni cambiar de plan.
- Dura treinta días y se borra con todos sus datos al vencer, al volver a empezarla o al terminarla. Una persona tiene una demostración abierta a la vez.
- No debe subir información real: si lo hace, se borra con la demostración.
- Su uso se mide como explica la Política de protección de datos personales, y la persona puede oponerse.
8. Protección de datos personales y uso de la información
El tratamiento de los datos personales del usuario se rige por la Política de protección de datos personales de Neola Finance, que forma parte de estos términos. En resumen: NEOLA usa los datos para prestar el servicio y protegerlo; cuenta cantidades de uso (nunca el contenido) para mejorarlo, con derecho a oponerse; pide un consentimiento aparte para comunicaciones comerciales y para el contacto de un asesor; y nunca vende datos ni muestra a una empresa la información de otra. Cada uso, su base legal y lo que el usuario puede decidir están en «Privacidad y seguridad».
9. Propiedad intelectual
La plataforma, su diseño, sus marcas y su código son propiedad de NEOLA. El uso de la plataforma no transfiere ningún derecho sobre ellos. La información que registra la empresa le pertenece a la empresa.
10. Suspensión de la cuenta
NEOLA puede suspender una cuenta que incumpla estos términos o que represente un riesgo de seguridad, informando al usuario por correo, salvo que la ley o la urgencia lo impidan.
11. Cambios en estos términos
NEOLA puede publicar nuevas versiones de estos términos. Cuando el cambio sea sustancial, la plataforma pedirá al usuario aceptar la nueva versión antes de continuar usándola. Cada versión queda publicada con su número, su fecha y su contenido, y el usuario puede consultar en cualquier momento las versiones que aceptó.
12. Ley aplicable
Estos términos se rigen por las leyes de la República del Ecuador. Las controversias se resolverán ante los jueces competentes de la ciudad de Quito, sin perjuicio de que las partes acuerden acudir a mediación.