Contrato de suscripción y licencia de uso de Neola Finance

Versión 1.0 · Vigente desde 15 de octubre de 2026

Comparecientes

Comparecen a la celebración de este contrato, por una parte, NEOLA SAS, con RUC 1793217570001 y domicilio en Quito, Ecuador, a quien en adelante se llamará "NEOLA"; y, por otra, [razón social del cliente], con RUC [RUC del cliente], a quien en adelante se llamará "EL CLIENTE", representada para este acto por [nombre de quien acepta] ([correo]), quien declara tener facultades para obligarla.

Primera. Objeto

NEOLA concede a EL CLIENTE una licencia de uso no exclusiva, intransferible y por el tiempo de la suscripción, sobre la plataforma Neola Finance, en la versión y con los módulos y límites descritos en el Anexo 1 de este contrato. La plataforma se presta en la nube; EL CLIENTE no recibe copia del software.

Segunda. Plan, precio y forma de pago

El plan, el ciclo de facturación y el precio son los del Anexo 1. Los precios no incluyen el IVA, que se agrega a la tarifa vigente (15%).
La suscripción es prepagada: cada período se paga por adelantado, con tarjeta, transferencia u otro medio que NEOLA habilite.
El plan incluye una prueba de 14 días. Al terminar la prueba, el primer período empieza a correr y se aplica la política de pago de la cláusula cuarta.
Si EL CLIENTE sube de versión, el cambio es inmediato. Si baja de versión, los módulos que ya no están incluidos quedan en solo lectura y los datos se conservan.
EL CLIENTE puede contratar pluses: complementos con precio propio que se suman al plan. Unos encienden un módulo, como Grupo empresarial; otros amplían un límite del plan por cada bloque contratado, como las consultas adicionales del SRI o los comprobantes adicionales. El precio, la unidad de cobro, la cantidad y los límites de cada plus constan en el Anexo 1. Su valor se suma a cada período según las unidades vigentes al momento del pago (por ejemplo, las empresas vinculadas al grupo o los bloques contratados) y EL CLIENTE puede cambiarlos o cancelarlos en cualquier momento desde la plataforma. Si el plan contratado ya incluye el módulo del plus, el plus no se cobra; si EL CLIENTE cambia a un plan sin el módulo que un plus amplía, ese plus se cancela.
Los servicios adicionales se cobran según el Anexo 1 y se suman al pago del período siguiente. Solo se prestan si EL CLIENTE los autoriza o los pide, y puede retirar esa autorización en cualquier momento.
La consulta asistida del SRI es gratis durante los primeros 2 meses desde que EL CLIENTE la autoriza por primera vez; después tiene el valor adicional del Anexo 1. NEOLA no forma parte del Servicio de Rentas Internas ni actúa en su nombre: consulta el portal por encargo de EL CLIENTE.
La carga asistida de los saldos iniciales está incluida en el pago anual; con el pago mensual tiene un cargo único de $49,00 más IVA, si EL CLIENTE la pide.

Tercera. Límites del plan

Cada versión tiene límites de uso (por ejemplo: usuarios, espacio y archivos del repositorio, tamaño máximo por archivo, documentos procesados por mes, cuentas bancarias, descargas automáticas y empleados), detallados en el Anexo 1. La plataforma no permite superar esos límites: cuando se alcanzan, se bloquea la acción que los excedería y se ofrece cambiar a una versión mayor. Un usuario con rol de contador por empresa no se cuenta dentro del límite de usuarios.

Cuarta. Falta de pago

Si un período vence sin que se registre el pago, se aplicará la siguiente política, contando los días desde el vencimiento:

Del día 1 al día 3: período de gracia con acceso completo y aviso en pantalla.
Del día 4 al día 15: acceso en solo lectura; EL CLIENTE puede consultar y descargar su información, pero no registrar ni validar.
Desde el día 16: la cuenta se suspende y solo permite pagar y exportar la información.
Desde el día 90: la cuenta se archiva. Para reactivarla se debe pagar lo adeudado.

Reactivación con costos adicionales: reactivar una cuenta con más de 30 días vencida tiene, además de lo adeudado, un cargo de reactivación de $25,00 más IVA, por los costos de volver a habilitar el servicio, los accesos y la información. La plataforma lo muestra en una línea aparte en la pantalla de pago, antes de pagar.

En ningún caso NEOLA impedirá a EL CLIENTE exportar la información que le pertenece mientras dure la conservación prevista en la cláusula novena.

Quinta. Obligaciones de NEOLA

Mantener la plataforma disponible, salvo mantenimientos programados, que se avisarán con anticipación cuando sea posible, y causas de fuerza mayor.
Aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger la información.
Mantener la información de EL CLIENTE separada de la de otros clientes y no usarla para fines distintos de prestar el servicio.
Actualizar la plataforma frente a cambios normativos dentro de un plazo razonable.
Brindar soporte por los canales oficiales publicados en https://neola.ec.

Sexta. Obligaciones de EL CLIENTE

Pagar el precio en los plazos convenidos.
Usar la plataforma conforme a los Términos de uso y a la ley, y responder por los usuarios a los que da acceso.
Revisar y validar los registros automáticos antes de usarlos para declaraciones, anexos o estados financieros. La responsabilidad por la información presentada ante el SRI, la Superintendencia de Compañías, el IESS, el Ministerio del Trabajo u otras entidades es de EL CLIENTE y de su contador.
Contar con las autorizaciones necesarias de los titulares de los datos personales que registre en la plataforma.
Si EL CLIENTE es la empresa principal de un grupo empresarial, usar la información que las demás empresas del grupo le autoricen solo para la gestión, la consolidación y la comparación del grupo; mantenerla en reserva; limitar su acceso a las personas que la necesiten, y responder por el uso que ellas hagan, incluidas las exportaciones que descarguen.

Séptima. Protección de datos

Respecto de los datos personales de terceros que EL CLIENTE registre, EL CLIENTE es responsable del tratamiento y NEOLA actúa como encargado: los trata solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de EL CLIENTE, con confidencialidad y con las medidas de seguridad de la Política de protección de datos de Neola Finance. NEOLA podrá apoyarse en proveedores de alojamiento y envío de correos bajo obligaciones equivalentes.

Octava. Modificaciones del contrato y de los precios

NEOLA puede publicar nuevas versiones de este contrato, de sus anexos y de sus tarifas. Cada versión queda registrada en la plataforma con su número, su fecha y su contenido.
Los cambios de precio se avisarán por correo y en la plataforma con al menos 30 días de anticipación y se aplicarán a partir del siguiente período que EL CLIENTE pague después de ese plazo. Los períodos ya pagados no cambian de precio.
Cuando una nueva versión del contrato tenga cambios sustanciales, la plataforma pedirá a EL CLIENTE aceptarla. Si EL CLIENTE no está de acuerdo, puede terminar el contrato y exportar su información.

Novena. Duración, terminación y exportación

El contrato dura mientras la suscripción esté vigente y se renueva con cada pago. Cualquiera de las partes puede terminarlo con aviso por escrito. Después de la terminación, EL CLIENTE podrá exportar su información durante 90 días; vencido ese plazo, NEOLA podrá eliminarla de forma segura, salvo lo que deba conservar por obligación legal.

Décima. Confidencialidad

Las partes mantendrán en reserva la información de la otra a la que tengan acceso por este contrato, durante su vigencia y después de su terminación. Si EL CLIENTE entrega credenciales del SRI, certificados de firma electrónica u otra información sensible, se aplica además el Acuerdo de confidencialidad y tratamiento de la información, que se acepta por separado.

Décima primera. Responsabilidad

NEOLA responde por la prestación diligente del servicio. No responde por decisiones tomadas por EL CLIENTE con base en información que no haya validado, por la información errónea que EL CLIENTE registre, ni por interrupciones ajenas a su control. Salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total de NEOLA se limita al valor pagado por EL CLIENTE en los últimos tres meses.

Décima segunda. Aceptación electrónica

Las partes reconocen la validez de este contrato celebrado por medios electrónicos, conforme a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. La aceptación se realiza marcando la casilla de aceptación y confirmando con un código de un solo uso enviado al correo verificado de quien acepta. La plataforma registra la fecha, la hora, la dirección IP, el navegador, la versión del documento y su resumen criptográfico, y entrega a EL CLIENTE una constancia descargable.

Décima tercera. Ley aplicable y controversias

Este contrato se rige por las leyes de la República del Ecuador. Las controversias se resolverán ante los jueces competentes de la ciudad de Quito, sin perjuicio de que las partes acuerden acudir a mediación.

Anexo 1. Plan contratado

El anexo se completa con el plan que elija el cliente.