Política de protección de datos personales de Neola Finance
Esta política explica, en lenguaje sencillo, cómo NEOLA SAS (RUC 1793217570001, domicilio en Quito, Ecuador, en adelante "NEOLA") trata los datos personales en Neola Finance, de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP), su reglamento y las normas de la Superintendencia de Protección de Datos Personales. Para cualquier tema de datos personales escribe a soporte@neola.ec.
En «Privacidad y seguridad» de tu cuenta encuentras esta misma información por partes, cada uso con lo que puedes decidir, y la evaluación de cada uso que se basa en el interés legítimo.
1. Dos papeles distintos
- NEOLA como responsable del tratamiento: respecto de los datos de las personas que se registran y usan la plataforma, y de los que se generan al usarla.
- NEOLA como encargado del tratamiento: respecto de los datos que cada empresa cliente registra en la plataforma sobre terceros (clientes, proveedores, empleados, socios), de los que constan en los estados de cuenta bancarios que sube y de la información que el robot de consultas descarga del SRI por su encargo. En ese caso la empresa cliente es la responsable y NEOLA trata esos datos solo para prestarle el servicio, siguiendo sus instrucciones, el contrato de suscripción y el Acuerdo de confidencialidad y tratamiento de la información.
2. Datos que tratamos de las personas
- Identificación y contacto: nombre, correo electrónico y, si lo entregas, número de celular y cédula (esta última, para validar tu firma electrónica).
- Acceso y seguridad: clave (guardada solo como resumen cifrado, nunca en texto legible), códigos de verificación, fecha, hora, dirección IP y navegador de cada ingreso, y dispositivos marcados como de confianza.
- Registro de actividad dentro de cada empresa, para seguridad y trazabilidad.
- Aceptaciones de documentos legales y consentimientos otorgados o retirados.
- Lo que escribes al Centro de ayuda, tus propuestas de mejora y las reuniones que agendas.
- Tu firma electrónica, si la subes: el certificado cifrado y sus datos, nunca su clave.
- Cantidades de uso del servicio (cuántas veces entras, qué secciones abres), nunca el contenido de la información de las empresas.
- No pedimos datos sensibles. La plataforma es para uso profesional de personas adultas.
3. Para qué los usamos y con qué base legal
| Finalidad | Base legal | Hasta cuándo |
|---|---|---|
| Crear y administrar tu cuenta, darte acceso a las empresas que te autorizan y prestar el servicio contratado. | Ejecución del contrato. | Mientras la cuenta esté activa; después, lo necesario para atender reclamos y obligaciones legales. |
| Proteger tu cuenta y la información de las empresas: códigos de verificación, bloqueo por intentos fallidos, dispositivos de confianza y registro de ingresos y de actividad. | Ejecución del contrato y cumplimiento de la obligación legal de aplicar medidas de seguridad. | Códigos: 7 días. Dispositivos: hasta que vencen. Ingresos y actividad: mientras existan la cuenta y la empresa, porque son la prueba de lo que se hizo. |
| Conservar la prueba de los documentos que aceptas y de los consentimientos que das o retiras. | Cumplimiento de obligaciones legales (demostrar el consentimiento) y ejecución del contrato. | Mientras exista la relación y hasta que prescriban las acciones que nacen de ella. |
| Enviarte avisos necesarios del servicio: vencimientos, cambios de documentos, seguridad, firmas por vencer y respuestas de soporte. | Ejecución del contrato. | Mientras la cuenta esté activa. |
| Cobrar el plan, registrar los pagos y emitir las facturas. | Ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones tributarias. | El plazo que exigen las normas tributarias (siete años). |
| Atender tus consultas y casos del Centro de ayuda, y tus propuestas de mejora. | Ejecución del contrato. | Mientras la cuenta esté activa. |
| Agendar y realizar las reuniones que pides para socializar temas del servicio, y dejar su acta con los acuerdos y las mejoras detectadas. | Ejecución del contrato. | Mientras la cuenta esté activa. |
| Que firmes tú, y solo tú, los documentos que apruebas en la plataforma, con tu firma electrónica validada contra tu cédula. | Consentimiento (la subes tú) y ejecución del contrato. | Hasta que la quites o venza; quitarla borra el archivo. |
| Contarte novedades y ofertas de los productos de NEOLA. | Consentimiento separado y opcional, que se puede retirar en cualquier momento. | Hasta que lo retires. |
| Estadísticas de uso del servicio: saber cuántas personas entran, qué secciones se abren y cuánto se procesa, para mejorar la plataforma, dimensionar el servidor y decidir qué construir. Solo cantidades y fechas, nunca el contenido. | Interés legítimo, con su evaluación de ponderación. Puedes oponerte en cualquier momento. | Las cifras por persona, 24 meses; después quedan solo los totales. |
| Preparar la demostración que pides, contar qué secciones abres para mejorar las demostraciones y saber si después registras tu empresa. | Medidas precontractuales que pediste e interés legítimo, con su evaluación de ponderación. Puedes oponerte en cualquier momento. | La demostración se borra a los 30 días; su resumen se guarda 24 meses y después queda sin tu nombre. |
| Que un asesor de NEOLA te contacte por tu demostración. | Consentimiento separado y opcional, que se puede retirar en cualquier momento. | Hasta que lo retires. |
| Indicadores del sector: mostrar a las empresas participantes cómo están frente al promedio de su giro. Aún no se ofrecen. | Autorización separada de cada empresa, que puede retirar cuando quiera. | Mientras la empresa participe. |
4. Interés legítimo
Para las estadísticas de uso y la medición de las demostraciones NEOLA usa su interés legítimo en mejorar el servicio. Antes de hacerlo evalúa por escrito que ese uso sea real, necesario y proporcionado, y que no afecte tus derechos (evaluación de ponderación, según la Resolución SPDP-SPD-2025-0041-R). Las evaluaciones están firmadas, se revisan al menos cada año y las puedes leer en «Privacidad y seguridad»; mientras una evaluación no esté vigente, ese uso no se hace. Puedes oponerte en cualquier momento con una casilla, y tu oposición se aplica de inmediato.
5. Informes y estadísticas: qué hacemos y qué nunca hacemos
- Lo que hacemos: informes internos con cantidades de uso (personas y empresas activas, comprobantes procesados, estados de cuenta cargados, consultas al SRI, secciones más usadas) y el informe de demostraciones. Los ven solo las personas de NEOLA que los necesitan.
- Fuera de NEOLA solo se muestran cifras agregadas de al menos diez empresas, sin identificar a ninguna persona ni empresa.
- Indicadores del sector: si NEOLA llega a ofrecerlos, la empresa decide por separado si participa, y solo se usan totales anónimos.
- Lo que nunca hacemos: vender datos personales; mostrar a una empresa la información de otra; usar la información contable, tributaria o bancaria de un cliente para fines propios, publicitarios o para perfilar a personas; ni tomar decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que te afecten.
6. Demostraciones
Una demostración es una empresa de ejemplo con datos ficticios para conocer la plataforma. La puedes abrir tú desde «Mis empresas» o la puede preparar NEOLA cuando la pides; en ese caso NEOLA crea tu cuenta con el correo que nos diste y te envía el enlace para activarla. Mientras la usas contamos qué secciones abres; si pides que un asesor te contacte, lo registramos como un consentimiento aparte. La demostración se borra a los 30 días, al volver a empezar o al terminarla. No subas información real a una demostración: si lo haces, se borra con ella.
7. Con quién se comparten
NEOLA no vende datos personales. Solo los comparte con proveedores que le ayudan a prestar el servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad: el alojamiento del servidor (Hostinger, en Estados Unidos) y el envío de correos. Los estados de cuenta bancarios se leen con el módulo de conciliación de la propia plataforma NEOLA, que no los conserva, y el robot de consultas del SRI funciona en equipos administrados por NEOLA. También se entregan a autoridades cuando una norma o una orden competente lo exija.
Si el servidor o un proveedor está fuera del Ecuador, la transferencia internacional se hace con las garantías que exigen la LOPDP y la Resolución SPDP-SPD-2026-0004-R.
8. Cuánto tiempo los conservamos
Cada uso tiene su plazo en la tabla del punto 3. La información contable y tributaria de las empresas se conserva según los plazos que exigen las normas tributarias y societarias del Ecuador, que la propia empresa cliente debe cumplir; al terminar el contrato queda disponible para exportarla durante noventa días y después se elimina de forma segura, salvo lo que una norma obligue a conservar.
9. Cómo los protegemos
Conexión cifrada, claves guardadas con algoritmos de resumen seguros, códigos de verificación de un solo uso, control de permisos por empresa y por rol, registro de actividad inalterable, respaldos y separación de la información de cada empresa.
Las credenciales del SRI que una empresa decida entregar se sellan con cifrado de llave pública: la plataforma web no puede leerlas y solo el robot de consultas las abre en memoria al usarlas. Los certificados de firma electrónica se guardan cifrados y sin su clave.
10. Tus derechos
Puedes ejercer en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión del tratamiento y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en valoraciones automatizadas. Puedes hacerlo desde «Privacidad y seguridad» de tu cuenta, donde además puedes descargar tus datos y oponerte a las estadísticas de uso, o escribiendo a soporte@neola.ec. NEOLA responderá dentro de los plazos que fija la ley.
Si consideras que tus derechos no fueron atendidos, puedes acudir a la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
11. Consentimiento
Al registrarte aceptas esta política para las finalidades necesarias del servicio. Los consentimientos para comunicaciones comerciales y para el contacto de un asesor son independientes: puedes darlos o no, y retirarlos cuando quieras, sin que eso afecte el servicio.
12. Cambios en esta política
Cuando NEOLA publique una nueva versión con cambios sustanciales, por ejemplo una finalidad nueva, la plataforma te la mostrará antes y te pedirá aceptarla. Todas las versiones quedan registradas con su número y su fecha.